一、何为PDCA

PDCA循环是Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(改善)的缩写,是由被誉为质量控制之父的W·爱德华兹·戴明(W. Edwards Deming)在20世纪50年代提出的一个框架。PDCA 循环有助于确定哪些业务流程有效以及哪些需要进一步改进,这是一种避免操作中重复出现失误的方法。通过这种循环驱动的方法,可以不断改进业务流程、产品和服务。

二、PDCA各阶段详解

1、P-Plan,计划阶段

第一步“计划”是决定PDCA循环成败的重要一步。深入了解现状和问题,制定量化目标,制定行动计 划,填补目标与现状之间的差距。

计划要点:

(1)现状分析

(2)量化目标的制定(KGI:管理目标达成指标)

(3)确定目标与现状之间的差距

(4)审议需要解决的问题

(5)问题量化(KPI:关键绩效指标)

(6)制定行动计划

在识别问题和差距时,有效利用“逻辑树”和“5W3H”等框架来可视化问题。关键是要找出问题,不遗漏、不重复。要避免设定过高目标与制定不切实际的计划。

2、D-Do,执行阶段

在Do(执行)中,我们将Plan中制定的计划分解为具体的任务并执行。

执行的要点:

(1)将计划转化为可操作的任务并执行

(2)记录过程和结果

(3)了解计划与现实之间的差距

请务必记录使用 Do 执行的流程以及由此产生的活动。记录事实和数据非常重要,以便可以在下次检查时顺利跟踪它们。除了记录成功之外,还要准确记录未按计划进行的事情以及实施过程中出现的新挑战。这是为了了解计划与现实之间的差异。注意尽可能量化和记录。

3、C-Check,检查阶段

在检查(评估)中,我们从以下几个角度回顾和评估计划是否按计划进行,是否达到了目标数量。

检查要点:

(1)是否按计划实施(定量确认)

(2)计划是否合理

(3)结果如何?

仅仅通过判断成功与否来评价是没有意义的。分析并深入了解导致这种结果的因素非常重要。回顾并查看定量数据,将获得更有效的见解。

4、A-Action,改善阶段

该阶段我们对检查(评估)中得到的发现和问题进行具体修正,并制定下一个周期使用的假设。

改善要点:

(1)当有多项改进措施时,确定优先级并缩小范围。

(2)考虑哪些进展顺利,并将其用于您的下一个计划。

(3)针对不好的地方考虑改进计划,并将其反映到下一个计划中。

除了克服挑战之外,我们还要寻找改进优点的方法。另一方面,如果没有改善的前景,则需要自行决定是否取消或推迟计划。

三、PDCA优点

1、目标任务更加明确

通过运行“PDCA”循环,现状就会变得清晰,需要改进的问题就会清晰可见。当您了解需要做什么来实现目标时,您就会更有动力工作并变得更有效率。

2、可以专注于行动上。

PDCA 循环的另一个好处是它可以让您专注于需要采取的行动。通过提前制定计划,您可以在牢记已设定的措施的同时继续工作。由于实现目标变得更加现实,因此可以保持动力,从而提高工作效率和生产力。

3、获得实现目标的能力

通过一遍又一遍地重复PDCA循环,您可以获得大量的经验和专业知识。实现目标的技能和解决问题的能力将会提高,例如掌握当前问题并根据具体情况考虑计划和活动的能力。通过利用它们,你会更容易做出改进,最终,你自然会获得实现目标的技能。

4、业务改善稳步积累

“PDCA”是一个用于识别业务问题并考虑解决方案的框架。我们不只是对结果感到高兴和悲伤,而是可以通过分析“哪些进展顺利”和“我们如何解决它?”等因素并重复“PDCA”来改善我们的业务运营可以根据这些结果进行循环。

PDCA 循环的名称和形状暗示了它是连续的。就像车轮不断滚动一样,PDCA 循环旨在让您重新开始,识别流程中出现的任何新问题并重新执行每个步骤。

四、如何有效使用PDCA

1、设定具体目标

首先要做的就是设定具体的数字目标。推荐在初期规划阶段使用“5W2H”。通过将目标转化为数值并尽可能具体地设定,将更容易评估和分析你的“C(Check)”。

2、量化记录并分析失败和成功因素

接下来,量化记录并彻底分析失败和成功的原因。不仅以书面形式,而且尽可能以数字形式记录进行的活动。重要的是要反思我们是否能够根据这些信息有效执行。

3、避免设定过高的目标

在实施“PDCA”循环时,忽视现状而设定过高的目标也不是一个好主意。由于列出不可能的行动计划,因此它们根本没有实现的希望。此外,如果员工认为无论他们多么努力,他们都永远无法实现目标,他们的积极性就会下降。

为了避免这种情况,重要的是准确了解当前情况,积极吸收现场反馈,制定可实现的目标和计划。

4、确定任务并管理进度

任务管理和时间管理在PDCA中也很重要。计划再详细,如果不能执行,就没有任何意义。有必要定期检查任务是否按计划进行。

为了顺利运行PDCA循环,我们还推荐以下方法:

(1)与其他成员分享确定的任务,并让他们检查是否有遗漏。

(2)根据截止日期将任务登记在日历中。

(3)与其他成员分享任务的进度。